Diam tak diam, dah masuk bulan enam dah kita yer. Tak lama lagi bulan puasa. Puasa ganti, ehemm. ;-)
Eh, bukan nak bercerita pasal puasa la.
Sepanjang dua hari ni saya telah mengikuti kursus seperti tajuk di atas itu. Tempatnya di organisasi saya sendiri. Alhamdulillah, saya sangat suka dan beruntung dapat hadir dalam kursus ini. Banyak betul ilmu yang dapat dikaut. Kebetulan pulak penceramahnya pandai buat joke, lagi la menarik kursus ni, tak sempat nak ngantuk, ada jer cerita yang menarik yang penceramah kongsi (suka dengar kisah masa muda baliau, ceritanya buat kita gelak jer, heheheheh).
Apa yang saya nak highlight kat sini ialah yang perlu dan tak perlu dalam buat minit dan laporan.
1. Bagi minit mesyuarat, contoh kepala tajuk yang lengkap :
MINIT MESYUARAT
KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) JABATAN PENERBITAN
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
BIL. 1/2013
Tarikh : 7 Jun 2013 (Jumaat)
Masa : 3.00 petang - 5.00 petang
Tempat : Bilik Mesyuarat A. Kadir Adabi, Tingkat 29, Menara DBP.
Bagi mesyuarat berkala, kena ada bilangan. Selepas tarikh kena letakkan hari. Masa, seelok-eloknya letakkan masa selesai mesyuarat, penceramah kata, masa tersebut untuk panduan kita lihat tempoh masa mesyuarat berlansung, mesyuarat tu terlalu singkat ke atau terlalu lama/ panjang. Kebiasaannya tak letak waktu habis mesyuarat kan. Tapi itu penting untuk pengerusi nak bajet masa.
2. Ada 4 peraturan penting untuk buat minit mesyuarat.
- Jangan gunakan perkataan yang emotif dan konotatif. Contoh ayat: Pengerusi telah memarahi salah seorang ahli mesyuarat yang ..... atau Pengerusi begitu hancur hatinya .......
- Jangan menginterpretasikan idea ahli mesyuarat. Contohnya: Idea yang disampaikan oleh ahli mesyuarat telah disalahtafsirkan oleh pencatat minit. Untuk kepastian baik bertanya kepada ahli tersebut apa yang ingin disampaikannya.
- Jangan buat penilaian sendiri.
- Jangan menambah-nambah idea ahli mesyuarat.
3. Nama dan jawatan orang yang hadir jangan silap dan susun ikut hierarki. Eja penuh, kalo nak letak bin, binti pastikan eja penuh (jangan eja b., bt., bte.), kalo tak nak letak tak payah letak semuanya, jangan ada setengah letak bin, binti ada setengah tak letak. Haji, Encik, Puan, Tuan, eja biar penuh.
4. Antara ayat-ayat yang boleh digunakan dalam minit:
- Mesyuarat telah membincangkan ...
- Mesyuarat telah mempertimbangkan ...
- Mesyuarat telah membahaskan ...
- Mesyuarat mencadangkan ...
- Mesyuarat mengesyorkan ...
dan banyak lagi, jangan duk ulang mesyuarat telah membincangkan, mesyuarat telah membincangkan, mesyuarat telah membincangkan, sampai la minit habis itu jer yang ditulis. Penceramah kata nampak sangat orang yang buat minit malas nak pikior. Heh heh heh.
5. Struktur laporan,
- Halaman tajuk
- Penghargaan
- Halaman kandungan
- Punca kuasa
- Prosedur
- Kaedah (saintifik & kejuruteraan)
- Ringkasan Eksekutif
- Pendahuluan
- Isi Utama
- Keputusan (saintifik & kejuruteraan)
- Kesimpulan
- Cadangan (jika laporan berbentuk analisis)
- Glosari
- Lampiran
- Bibliografi
6. Ciri perenggan yang baik.
- Fokus 1 idea 1 perenggan.
- Nyatakan tajuk atau fokus perenggan dalam ayat pertama.
- Masukkan hanya fakta atau ilustrasi sokongan yang relevan.
- Pendek, 3 - 7 ayat atau 100 - 125 patah perkataan sahaja.
- Perbagaikan panjang perengga setiap halaman.
7. Petua penulisan yang baik.
- Fakta - bukan tanggapan peribadi
- Padat - bukan bercerita
- Tepat - bukan panjang berjela
- Jelas - bukan berkias dan berbunga-bunga
- Bahasa Tulisan - bukan berbahasa lisan
- Bahasa Istilah - bukan loghat tempatan
- Profesyenal - tunjukkan kematangan
Opsss, cukup, cukup sudah, cukup sampai di sini saja.
Saya syorkan baik attend sendiri kursus ini baru lebih faham dan jelas lagi. Sapa-sapa yang berminat dengan kursus ini boleh mohon di bawah anjuran Akademi DBP. Klik sini nak tengok jadual kursus untuk tahun ini. Ok nak mudah lagi boleh tengok sini. Kat situ boleh muat turun borang (untuk staf luar DBP), pasal bayaran dan no. yang boleh dihubungi.
Selamat berkursus.
No comments:
Post a Comment